Personaldossiers – was muss wie aufbewahrt werden?

Im Gesetz findet sich der Begriff Personaldossier nicht direkt. Es gibt allerdings gewisse gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten, denen man in der Praxis üblicherweise durch Führung eines Personaldossiers nachkommt. Arbeitgebende dürfen lediglich Personendaten von Mitarbeitenden bearbeiten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen (Art. 328b OR). Zum gewöhnlichen Inhalt eines Personaldossiers gehören beispielsweise Personalien und Adressdaten, Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge und Reglemente, Arbeitsunterbrüche wie Krankheiten, Unfall inkl. Nachweise, Ferien, Lohn- und Versicherungsdaten, Mitarbeiterbeurteilungen, Abmahnungen und Verweise, wichtige Korrespondenzen und Aktennotizen etc. Die Frage nach der Aufbewahrungsdauer für dieses Personaldossier kann nicht pauschal beantwortet werden. Hierzu sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen sowie die Verjährungsfristen von Ansprüchen von Arbeitnehmenden zu beachten. Die meisten monetären Ansprüche von Arbeitnehmenden verjähren nach fünf Jahren.

Das Bundesgericht hat in einem aktuellen Entscheid geklärt, dass der Anspruch auf Ausstellung eines Arbeitszeugnisses erst nach 10 Jahren verjährt. Das bedeutet, dass alles, was für die Ausstellung eines Zeugnisses wichtig ist und benötigt wird, für den Fall der Fälle 10 Jahre aufbewahrt zu werden hat. Ebenso müssen Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte für den Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden (Art. 958f OR). Da einige dieser Unterlagen auch im Personaldossier abgelegt sind, sind auch die Vorschriften der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) zu beachten. Nach dieser können unter anderem Belege schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zu Grunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Zudem sind die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten. Hier stossen viele Unternehmen, die von der bisherigen Papierform derzeit daran sind, alle Unterlagen inkl. Personaldossiers zu digitalisieren, oftmals an ihre Grenzen. Ein einfaches PDF reicht oft nicht aus, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen oder in Prozessen als optimales Beweismittel zu dienen.

Es gibt jedoch verschiedene Möglichkeiten, wie Unternehmen ihre gesetzlichen Pflichten erfüllen können. Hier sind vier Schritte, um eine rechtssichere Aufbewahrung von Personaldossiers zu gewährleisten:

1. Sammeln von Informationen
Verantwortlichkeiten im Unternehmen müssen klar benannt werden, um die rechtskonforme Aufbewahrung durchführen zu können. Eine Sensibilisierung reduziert signifikant die Unsicherheiten und Risiken. Hierfür eignet sich eine Analyse der aktuellen Lage im Unternehmen: Welche Prozesse existieren bereits heute? Wo liegt das Personaldossier heute? Wer hat Zugriff auf die Personaldossiers? Wie werden die rechtlichen Rahmenbedingungen, beispielwweise die Vernichtung, heute umgesetzt? Welche Kosten entstehen für das  Unternehmen?

2. Beratung durch Archivierungsexperten
Um sich als Unternehmen aus der komplexen Situation zu befreien, sollten Experten herangezogen werden, welche mit den Fachabteilungen eine kosteneffiziente Lösung erarbeiten. Es gibt viele technische Lösungen mit unterschiedlichen Vor- und Nachteilen. Das Spektrum reicht vom einfachen Informationsträger bis zum zertifizierten, digitalen Archiv mit digitalen Assistenten zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.

3. Der Blick in die Zukunft
Neben den genannten Risiken ist es auch wichtig, einen Blick in die Zukunft zu werfen. Die Entwicklung neuer Technologien führt tendenziell zu kostengünstigeren Produkten und Dienstleistungen zur Aufbewahrung von Personaldossiers. Damit Unternehmen von diesen Vorteilen profitieren können, sollte sichergestellt werden, dass die Daten einfach und kostengünstig migriert werden können, das heisst bei Bedarf automatisiert in ein neues System übertragen werden. Jedoch kann eine Migration von Daten aufgrund technischer Hürden oft unwirtschaftlich sein, weshalb viele KMU verschiedene Lösungen parallel einsetzen und somit unnötige Kosten generieren.

4. Zeitnahe Handlung empfehlenswert
Mit der fortschreitenden Digitalisierung und den steigenden Datenschutzanforderungen steigt die Notwendigkeit einer zukunftsfähigen Lösung. Je länger gewartet wird, desto grösser wird der Berg an Altlasten. Funktionen, wie die «automatisierte Löschung» am Ende der Archivierungsfrist, verbessern die Effizienz. Beim Aufbau der Aufbewahrungsstruktur ist es zu empfehlen, Dokumente mit personenbezogenen Inhalten zu kennzeichnen, um diese schnell und effizient wiederfinden zu können.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Aufbewahrung von Personaldossiers in der Schweiz ein komplexes Thema ist, das viele rechtliche Anforderungen mit sich bringt. Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre gesetzlichen Pflichten erfüllen, um die Daten ihrer Mitarbeitenden sicher und geschützt aufzubewahren. Die Konsultation von rechtlichen sowie technischen Experten kann für viele Schweizer KMU die Aufwände signifikant verringern. Durch sorgfältige Planung und Umsetzung können Unternehmen die Rechtssicherheit gewährleisten und langfristig Kosten einsparen.