Digitale Beurkundungen: Was Unternehmer wissen müssen

Gesellschaften können ihre Generalversammlungen als Präsenzversammlung, hybrid (mit Tagungsort und Online-Teilnahme) oder virtuell (ohne physischen Tagungsort) durchführen. Für virtuelle Versammlungen braucht es eine ausdrückliche Grundlage in den Statuten. Wichtig ist, dass die Teilnehmenden ausdrücklich identifiziert und authentifiziert werden können, Wortmeldungen möglich sind und Stimmabgaben korrekt erfolgen können. Für bestimmte Beschlüsse – etwa Gründungen, Statutenänderungen, Sitzverlegungen oder Kapitalerhöhungen – ist eine öffentliche Beurkundung erforderlich. Im Kanton Thurgau erfolgt diese durch Rechtsanwälte oder Amtsnotare. Bei hybriden Versammlungen ist die Urkundsperson physisch am Tagungsort anwesend. Bei virtuellen Versammlungen erfolgt eine sog. Fernbeurkundung, sämtliche Beteiligten sind physisch abwesend und nehmen online teil. Nicht möglich ist die Online-Beurkundung bei persönlichen Willenserklärungen wie Testamenten, Erbverträgen oder Vorsorgeaufträgen.

Das Bundesrecht erlaubt es den Kantonen, elektronische Ausfertigungen öffentlicher Urkunden zuzulassen. Der Kanton Thurgau hat diese Möglichkeit in der Grundbuch- und Notariatsverordnung umgesetzt. Entsprechend können Urkundspersonen im Thurgau von den Originalurkunden auf Papier elektronische Kopien erstellen sowie auch die Echtheit von Unterschriften elektronisch beglaubigen, vorausgesetzt, sie verfügen über eine qualifizierte elektronische Signatur sowie eine Zulassung des Schweizerischen Registers der Urkundspersonen (UPReg), geführt vom Bundesamt für Justiz. Somit können sämtliche Handelsregistergeschäfte vollständig digital ohne Einreichung von Originalunterschriften erfolgen, sofern alle unterzeichnenden Personen (Gründer, Verwaltungsräte) ebenfalls über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen.

Die Digitalisierung im Beurkundungswesen ist noch nicht abgeschlossen. Öffentliche Urkunden werden weiterhin physisch erstellt und aufbewahrt. Das geplante Notariatsdigitalisierungsgesetz soll dies künftig ändern und eine elektronische Speicherung im Urkundenregister des Bundes ermöglichen. Dennoch profitieren Gründer und Unternehmen bereits heute von der Möglichkeit, Handelsregistereintragungen vollständig digital abzuwickeln. Damit entfällt der Weg zur Urkundsperson oder ein Postversand und Geschäfte können effizient und schnell erledigt werden.